Pytanie brzmi – jak długo oraz w jaki sposób przechowywać firmową dokumentację?
Jak się okazuje, dokumenty firmowe przedsiębiorca musi przechowywać w taki sposób, aby były one zabezpieczone w odpowiedni sposób przed zniszczeniem oraz niewłaściwymi osobami. Głównie chodzi o to, aby nie doszło do wycieków danych osobowych pracowników, jak również danych prowadzonej firmy.
Jak najbardziej dokumenty mogą być przechowywane w przedsiębiorstwie, ale istnieje również możliwość, aby archiwizację dokumentacji zlecić specjalnej firmie. Nie są to dowolne osoby, ponieważ profesjonalne archiwum musi zostać wpisane do specjalnego rejestru przechowawców akt osobowych oraz płacowych. Pod żadnym pozorem dokumenty nie mogą być przechowywane w zwykłem magazynie.
Dokumenty firmowe należy również przechowywać przez określony czas i tym samym:
- księgi rachunkowe oraz księgi przychodów i rozchodów należy przechowywać 5 lat od zakończenia roku podatkowego,
- dowody księgowe tyczące się wpływów ze sprzedaży detalicznej należy przechowywać do momentu zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy,
- dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać w przedsiębiorstwie 5 lat,
- dokumenty dotyczące ewentualnych reklamacji oraz rękojmi należy przechowywać w przedsiębiorstwie rok po terminie upływu rozliczenia tych dokumentów,
- dokumenty pracownicze takie, jak np. listy płac, karty wynagrodzeń należy przechowywać w przedsiębiorstwie przez 50 lat od ostatniego dnia pracy danego pracownika.
Warto zapamiętać, iż zatrudnione przez firmę biuro księgowe ma możliwość przechowywania dokumentacji firmowej swoich Klientów, ale pod warunkiem, iż prócz działalności księgowej, prowadzi działalność związaną z archiwizowaniem dokumentacji oraz posiada niezbędne zaplecze techniczne.
Blogger Comment
Facebook Comment